Hemarbete – från undantag till huvudregel

Detta är något som har blivit verklighet för tusentals arbetstagare runt om i landet. Att arbeta hemma tillämpas inte enbart på större företag. Det förekommer på många företag oavsett storlek och i stort sett i alla branscher där det är möjligt.

En första fråga som dyker upp är vem som egentligen har rätt att besluta om hemarbete ska tillämpas eller inte. Huvudregeln är att det är arbetsgivaren som leder och fördelar arbetet med hänvisning till arbetsledningsrätten. Detta gäller trots de riktlinjer och rekommendationer som kommer från våra myndigheter. Att beordra hemarbete för arbetstagarna under en kortare period och med hänsyn till de omständigheter som råder, är en åtgärd som av allt att döma ligger inom arbetsgivarens arbetsledningsrätt och en åtgärd som dessutom inte lär bli ifrågasatt.

Det är dock viktigt att framhålla att arbetsgivarens ensidiga bestämmanderätt inte har någon bortre gräns. Beordrat hemarbete som är tänkt att pågå mer än någon enstaka vecka, är en åtgärd som arbetsgivaren inte ensidigt kan besluta om. De arbetsgivare som har tänkt att hemarbete ska pågå under hösten gör klokt i att inte hindra arbetstagarna från att arbeta från arbetsplatsen och inte heller vidta några åtgärder mot den arbetstagare som hellre arbetar på arbetsplatsen.

Långvarigt hemarbete aktualiserar även andra arbetsrättsliga frågor så som skyldigheten att förhandla med fackliga organisationer och de enskilda arbetstagarna. En långvarig period av hemarbete kan vara en sådan förändring av arbetssituationen som kräver att arbetsgivaren förhandlar med kollektivavtalsslutande fackliga organisationer. Långvarigt hemarbete medför även att många anställningsavtal kan komma att behöva omförhandlas eftersom många arbetstagare har företagets arbetsplats som sitt specificerade anställningsställe.

Ett tips på vägen är att inte vänta med att inleda en dialog med de fackliga organisationer som ni är knutna till om arbetstagarna har blivit beordrade att fortsätta med hemarbete under hösten. För det fall att arbetsgivaren inte har något kollektivavtal är det en bra ide att ta fram riktlinjer och policys för vad som gäller vid hemarbete. En välfungerande policy för hemarbete är ett bra verktyg för både arbetsgivare och arbetstagare som skapar tydlighet och struktur om vilka krav och förväntningar som finns från arbetsgivaren och vice versa.

En adekvat policy för hemarbete kan till exempel behandla följande områden;

– arbetstider
– mötesregler
– pauser och motion
– kontorsmöbler och
– teknisk utrustning

På våra arbetsplatser och kontor är vi ofta vana vid bekväma och ergonomiska kontorsstolar, höj och sänkbara skrivbord, anpassad belysning och andra hjälpmedel för att kunna utföra våra arbetsuppgifter på ett så effektivt och skonsamt sätt som möjligt. Vilket ansvar har arbetsgivaren för arbetsmiljön i hemmet och vilka krav kan en arbetstagare ställa angående den fysiska arbetsmiljön.

Utgångspunkten enligt arbetsmiljölagen är att arbetsgivaren har ansvar för arbetstagarens arbetsmiljö, vare sig arbetet sker i arbetsgivarens lokaler eller i arbetstagarens hem. Detta gäller såväl den fysiska arbetsmiljön som den sociala arbetsmiljön.

Det förhållande att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön även i hemmet gör att de anpassningar som är gjorda på arbetsplatsen i princip även ska kunna utföras i hemmet. I detta avseende är det dock viktigt att göra en skälighetsavvägning av vilka åtgärder som är rimliga att vidta. En viktig faktor som i mångt och mycket avgör vilka åtgärder som är rimliga att vidta är hur långvarigt hemarbetet är.

Det är nu fem månader sedan covid-19 på allvar fick effekter på vår vardag och många började arbeta hemma på heltid. Med tanke på den tid som förflutit, och att många arbetsgivare har meddelat att hemarbetet ska fortsätta under hösten, är det viktigt att varje arbetsgivare inleder ett internt arbete med att säkerställa den fysiska arbetsmiljön för arbetstagarna i deras hem. Det kan alltså vara rimligt att arbetsgivaren ska utföra anpassningar av hemmakontoret. Detta kan innebära att arbetsgivaren måste tillgodose arbetstagarna med den tekniska utrustning som behövs för att utföra arbetet i form av datorer, skärmar, telefoner men även adekvat belysning och en ergonomiskt utformad arbetsplats gällande kontorsstol och skrivbord.

Social arbetsmiljö

Att arbeta hemma har naturligtvis många fördelar, så som minskade pendlingstider, större möjligheter att styra sin arbetstid och så vidare. Det finns även ett antal uppenbara risker med att under en längre tid i princip enbart arbeta hemma. Gränsdragningen mellan arbete och fritid blir otydligare. Avsaknad av kollegor att samspela med samt mindre kontroll av arbetsbelastning är några av risker med långvarigt hemarbete.

Med tanke på att arbetsgivaren även har ansvaret för den sociala arbetsmiljön vid hemarbete är det vår rekommendation att införa riktlinjer för hur detta viktiga område ska hanteras under den tid som hemarbetet pågår. Det är inte fel att, exempelvis, en gång per vecka ha en fast tidpunkt för avstämning av den sociala arbetsmiljön i hemmet. Det kan då vara en god idé att stämma av hur arbetstagaren upplever hemarbetet vilka faktorer som kan inverka negativt på arbetsmiljön, till exempel möjligheterna att sitta ostört i hemmet förmågan att hantera arbetstid och fritid, etcetera

Personliga reflektioner

Både möjligheten för arbetstagaren att arbeta hemma och arbetsgivarens krav på att viss del av arbetet ska utföras i hemmet är förmodligen här för att stanna. Denna trend har funnits redan innan covid-19 påskyndande förloppet i drastisk omfattning. Den fråga som återstår är hur arbetsmarknadens parter ska hantera den nu väldigt hastigt uppkomna situation där hemarbete har gått från att i princip varit en förmån för arbetstagarna till att vara ett krav från arbetsgivaren.

Hemarbete kommer förmodligen bli en permanent del av mångas arbetsliv framöver och detta vare sig man ser fram emot det eller ej. Det kan redan konstateras att det finns arbetsgivare som på sina kontor inte har kontorsplatser till samtliga arbetstagare, istället förväntas det att en viss del av arbetstagarna ska arbeta hemma eller på andra ställen. Det sker en gradvis uppluckring av synen på arbetsplatsen som ett ställe man befinner sig på mellan 8–17. Även om näringslivet har en förkärlek för allt som är nytt och fräscht, kan det vara värt att komma ihåg att ha en egen arbetsplats har fungerat för många under väldigt lång tid. Vad vi vill säga är naturligtvis inte att vi inte ska sträva efter ytterligare digitalisering och mobilitet i arbetslivet. Tvärtemot är vi övertygade om att det finns betydande vinster att göra med denna del av digitaliseringen. Vi är däremot övertygade om att behovet av det mänskliga mötet kommer vara lika stort som före Corona-krisen, om inte större när den värsta stormen har lagt sig. Vår förhoppning är att landets arbetsgivare är pragmatiska och tar hänsyn till medarbetarnas önskemål om var de vill arbeta, oavsett om detta är på kontoret eller från hemmet.

En ytterligare betraktelse som kan behöva beaktas på många företag är vilka konsekvenser som hemarbetet får på de kreativa processerna. Innan Corona-krisen hade de flesta företag och medarbetare en uppbyggd bank med arbetsuppgifter som lämpade sig väl att utföra i hemmet. Det som behöver hanteras är att många arbetsuppgifter skapas genom att medarbetarna interagerar med varandra eller med andra i deras kontaktnät. När allt detta nu stått på paus i snart ett halvår skapas inte längre dessa arbetsuppgifter i samma utsträckning. Företagen behöver arbeta intensivt med att hitta nya former avseende dessa kreativa processer för att, frånvaron av dem, inte ska hindra utvecklingen av bolagets affärer. Denna teori bekräftas bland annat i en artikel i Dagens Industri från den 11 augusti 2020 där det konstateras att de kreativa processerna blir lidande av hemarbete.

En ytterligare betraktelse är att det finns ett antal frågor som är relaterade till IT-säkerhet vid hemarbete. Att hantera dessa frågor är ofrånkomligt för den arbetsgivare som är mån om att företagshemligheter förblir just företagshemligheter.

Om ni har några frågor eller funderingar kring arbetsmiljö eller bara behöver ett bollplank i vardagen är ni välkomna att höra av er till oss på arbetsrättsgruppen på Advokatfirman VICI.

Adam Gullstrand ag@vici.se

Carl Sjöstedt cs@vici.se